Einführende Worte

Warum dieses Projekt?

Mein oberstes Ziel ist es dir in möglichst kurzer Zeit mehr Zeit zu geben.

Im Anschluss kannst du dann selbst entscheiden, was du mit der gewonnen Zeit machst.

Du kannst mehr Zeit mit deiner Familie verbringen, mehr reisen oder an anderen Dingen arbeiten.

Mein persönlicher Antrieb dabei ist das Neue. Ich liebe es mich mit anderen Unternehmern auszutauschen und neue Tools sowie Strategien auszuprobieren.

Wann du am meisten profitierst

Ich habe möglichst alle Strategien selbst getestet oder mit anderen Unternehmern im Detail darüber gesprochen.

Du kannst sie also direkt in deinem Unternehmen implementieren oder sie als Inspiration nutzen, um komplett neue Strategien für dein Unternehmen zu entwickeln.

Wie du mit dem Inhalt arbeiten solltest

Starte am besten mit meinem Kapitel zum Thema „Systematisieren“, um dir Klarheit zu verschaffen, was du als erstes Systematisieren und Automatisieren solltest.

Wenn du bereits ein gutes Verständnis davon hast, wie du systematisierst, aber konkrete Tipps und Strategien haben möchtest, startest du am besten direkt mit einer konkreten Abteilung: Unternehmen automatisieren

Was meine ich eigentlich mit…

Systematisierung

Systematisierung heißt für mich, dass du für dein gesamtes oder einen Teil deines Unternehmens festlegst, wie die Arbeit gemacht werden soll.

In der Praxis heißt das, dass alle Mitarbeiter einem festen Plan folgen und nicht jeder einfach machen kann, was er möchte. Im Vertrieb heißt es, dass du nur noch bestimmte Kunden angehst und andere außen vorlässt.

Hier findest du mehr zum Thema Unternehmen systematisieren.

Aufgaben

Aufgabe bedeutet für mich, dass du oder jemand anderes etwas erledigen muss. Dabei ist erstmal nicht näher definiert, ob die Aufgabe drei Minuten oder fünf Stunden dauert.

Folgende Informationen sollten Aufgaben IMMER beinhalten:

  • Was soll erledigt werden?
  • Wo soll das Ergebnis abgelegt werden?
  • Woher nimmt der Bearbeiter bestimmte Informationen?
  • Bis wann soll die Aufgabe erledigt werden?
  • Von wem soll die Aufgabe erledigt werden?
  • Wie lange wird die Bearbeitung in etwa dauern?
  • Sollen Arbeitsergebnisse an andere übergeben werden?
  • Gibt es Folgeaufgaben und wenn ja, welche?

Aufgaben sollten darüber hinaus immer aus „Objekt + Verb“ bestehen und möglichst konkret sein:

  • Belege = falsch
  • Belege buchen = richtig
  • Ausgangsbelege in Datev buchen = am besten

Prozesse

Im Grunde kann eine Aufgabe auch ein Prozess sein.

Beispielsweise ist „Jahresabschluss erstellen“ eine Aufgabe, aber gleichzeitig ein Prozess, der aus mehreren Unteraufgaben besteht:

  1. Ziele angeben (Mandant)
  2. Fehlende Belege auflisten (Buchhalter)
  3. Fehlende Belege einreichen (Mandant)
  4. Abschreibungen buchen (Buchhalter)
  5. Jahresabschluss übersenden (Buchhalter)
  6. Jahresabschluss freigeben (Mandant)
  7. Jahresabschluss einreichen (Buchhalter)

Jede diese Aufgaben kann natürlich auch wieder einen kleinen Prozess beinhalten.

Wichtig ist darüber hinaus, dass Prozess nicht heißt, dass du eine kleinteilige Anleitung erstellen musst. Es kommt stark darauf an, welche Mitarbeiter im Prozess arbeiten und wie viel Kreativität nötig ist.

Checklisten

Checkliste heißt nur, dass der Bearbeiter einer Aufgabe bestimmte Dinge abhaken muss.

Am Beispiel einer Operation:

  • Maske aufgesetzt
  • Gegenstände aus Körper genommen
  • Körper zugenäht
  • etc

Automation

Automation heißt für die meisten, dass eine Maschine etwas erledigt.

Dabei vergessen viele, dass man auch mit Menschen wunderbar automatisieren kann. Denn solange ich etwas nicht selbst erledigen muss, ist es für mich „automatisiert“.

Ich habe also immer folgende Optionen:

  • Maschine / Bot / Software erledigt Aufgabe vollautomatisch
  • Maschine / Bot / Software erledigt große Teile der Aufgabe automatisch
  • qualifizierter Mitarbeiter / Freelancer / Agentur erledigt Aufgabe
  • unqualifizierter Mitarbeiter / Freelancer erledigt Aufgabe

Jede dieser Möglichkeiten hat vor und Nachteile, auf die ich an anderer Stelle im Detail eingehen werde.

„Automatisiert“ heißt für mich, dass ich es nicht mehr selbst erledigen muss
– Hendrik Henze

About the Author: Hendrik Henze

Hendrik liebt alles was mit Systematisierung und Automation zu tun hat. Er ist Inhaber einer Online-Marketing Agentur sowie eines Software-Unternehmens. In seiner Freizeit ist er passionierter Vater von zwei Jungs.
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