5 essenzielle Automations-Regeln

Wann solltest du mit Systematisierung anfangen?

Wer ist zuständig?

Und woran merkst du, dass du es übertreibst?

In diesem Beitrag gebe ich dir die wichtigsten Hinweise, wenn es um den Aufbau von Systemen, Prozessen und schließlich Automatisierung geht.

Regel 1: Alles ist ein System

Immer wieder höre ich: „Mein Unternehmen kann man nicht systematisieren“.

Auf den ersten Blick mag das stimmen.

Wenn du jedoch näher hinschaust, wirst du erkennen, dass du bereits ein System hast.

Nimmst du einfach jeden Kunden an, der an deine Tür klopft, so ist das ein System: das System des Zufalls.

Das Problem mit dem System des Zufalls ist, dass du bei jedem Kunden von vorne anfängst eine neue Vorgehensweise zu entwickeln.

Und das kostet Zeit.

Es liegt also bei dir zu entscheiden, ob du dein bestehendes System in ein anderes System umwandeln möchtest.

Regel 2: Klein starten, dann ausweiten & perfektionieren

Aller Anfang ist schwer.

Der Anfang wird jedoch noch schwerer, wenn du zu hohe Erwartungen hast.

Fang mit deinem Team am besten erstmal bei den ganz leichten, offensichtlichen Sachen an.

Zum Beispiel beim automatischen Schreiben von wiederkehrenden Texten.

Auf diese Weise merkte jeder sofort, mit welchen einfachen Methoden man mehr schafft.

Regel 3: Alle im Team systematisieren / automatisieren

Ja, es ist sinnvoll eine Person im Team zu haben, die für Systematisierung und Automation zuständig ist.

Häufig ruhen sich die anderen dann aber darauf aus, dass jemand anderes für „Automation“ da ist.

Aus meiner Sicht muss künftig jeder Mitarbeiter überlegen, ob es Möglichkeiten gibt die eigene Arbeit zu systematisieren oder zu automatisieren.

Damit das dann nicht im Chaos endet, setzt einfach einen kleinen Prozess auf, den jeder starten kann.

Jeder Vorschlag wird dann vom Verantwortlichen für Automation geprüft und wie in einer Produktion eingetaktet.

Regel 4: Fehler führen zu Verbesserungen

In Deutschland haben wir eine Kultur, die Fehler verteufelt.

Viele haben Angst Fehler zuzugeben, weil sie Angst vor den Konsequenzen haben.

Das Resultat: Langsamere Entwicklung, Verschleierung, Intransparenz.

In seinem Buch „Principles“ beschreibt Ray Dalio eine neue Art mit Fehlern umzugehen, die ich hervorragend finde.

Er hat einen „Issue Tracker“ eingeführt, den wir bei uns in der Agentur in „Fehlertabelle“ umbenannt haben.

Immer wenn jemand (auch der Chef!!!) einen Fehler macht, wird dieser in der Tabelle eingetragen. Die Fehler werden dann in regelmäßigen Abständen von einer Person oder im Team analysiert.

Dabei ist es wichtig durch mehrmaliges „Warum“-Fragen zum Kern des Problems vorzustoßen und dann hieran zu arbeiten.

Beispiel-Fehler: Kunde erhält Text mit Rechtschreibfehlern

1. Warum hatte der Text noch Rechtschreibfehler? Weil er nicht lektoriert wurde.
2. Warum wurde er nicht lektoriert? Weil Melanie ausgelastet war und der Kunde schnell den Text brauchte.
3. Warum brauchte der Kunde schnell den Text? Weil die Deadline nicht klar war.
4. Warum war die Deadline nicht klar? Weil Michael (Projektleiter) diese nicht kommuniziert hat.
5. Warum hat Michael die Deadline nicht kommuniziert? Weil es die Deadline nicht im System hinterlegt werden kann.
6. Warum kann die Deadline nicht hinterlegt werden? Weil die IT vom Chef kurzfristig andere Aufgaben erhalten hat.
7. …

Das spannende hieran ist, dass viele Fehler direkt oder indirekt auf Entscheidungen des Managements zurückzuführen sind.

Die Fehlertabelle führt also dazu, dass Entscheidungen anhand von klaren Beispielen neu gedacht werden müssen und neue Standards eingeführt werden.

Regel 5: Erst suchen, dann selbst entwickeln

Inbesondere wenn ihr ein eigenes Entwickler-Team habt, liegt es häufig nahe Systeme selbst zu entwickeln.

Ich kann hiervon nur abraten.

Auf der Welt gibt es tausende Software-Systeme und täglich kommen neue hinzu.

Nur weil das Problem für euch neu ist, heißt das nicht, dass das Problem noch niemand anderes hatte.

Geht also wie folgt vor:

Nach Lösungen recherchieren: Würde eure IT 1.000 Stunden zum Entwickeln benötigen, könnt ihr 50 Stunden in die Recherche investieren. Da dein Tool auf die gesammelten Erkenntnisse aufbauen kann, verkürzt sich dadurch ggf. sogar die Entwicklungszeit oder die Lösung wird besser.

Erweiterungsmöglichkeiten prüfen: Nur weil es nicht das perfekte Tool gibt, heißt das nicht, dass es nicht eine gute Grundlage geben würde. Ihr könnt zum einen immer die Software-Anbieter fragen, was eine zugeschnittene Lösung kosten würde. Oder ihr guckt, wie ihr deren Schnittstellen (APIs) für eure Zwecke nutzen könnt.

Wir haben uns für ein ERP-System entschieden, in dem unsere Kernprozesse komplett digital dargestellt werden können. Alle anderen Prozesse setzen wir mit Hilfe von Satelliten-Lösungen um.

Philip Krone, Krone Gebäudemanagement und Technologie GmbH

Ganz wichtig ist, dass eure Kernprozess in einer und nicht in mehreren Systemen abgebildet werden können.

So bietet für Agenturen das Projektmanagement-System den Kern. Für andere ist es das ERP-System.

Lösung entwickeln: Erst wenn ihr diese beiden Möglichkeiten geprüft und nichts gefunden habt, lasst ihr das Tool entwickeln. Wichtig dabei: Guckt, ob es Fördermöglichkeiten gibt. Digitalisierungsmaßnahmen werden sehr gerne vom Bundesland oder der Bundesregierung bezuschusst.