Belegbuchung automatisieren

Buchst du aktuell noch deine Belege selbst oder lässt du diese Arbeit für viel Geld von deinem Steuerberater erledigen?

Seit der Gründung meiner Agentur 2011 habe ich den Steuerberater fünf Mal gewechselt. Hauptgrund waren entweder die hohen Kosten, weil die Mitarbeiter zu viel gearbeitet haben, mangelnde Beratung oder die nicht vorhandene digitale Arbeitsweise. Dazu in einem anderen Beitrag mehr…

In diesem Beitrag möchte ich dir nun die ultimative Lösung aufzeigen

Wie kannst du die Belegbuchung automatisieren?

Es gibt drei Möglichkeiten:

1. (virtuelle) Assistenz einstellen
2. Auftrag an Steuerberater vergeben
3. automatisieren über Software

Steuerberater wählen

Achte bei der Auswahl des Steuerberaters darauf, dass er wirklich digital arbeitet. Ich habe mehrere Steuerberater über die letzten 10 Jahre getestet und nicht jeder, der digital sagt, arbeitet auch digital.

Folgende Fragen kannst du ihm dazu stellen:

1. Wie viele Belege werden bei ihm im Schnitt vollautomatisch gebucht?
2. Wie werden Belege der Mandanten geliefert? (Jeder der hier nicht „am liebesten über GetMyInvoices“ sagt, würde ich aussortieren, weil er zu viel manuell macht/machen möchte.)

Automation über Software

Die Automation funktioniert super einfach.

Option a: Einfaches Unternehmen, geringste Kosten

1. Hol dir GetMyInvoices Account, um deine Belege automatisch zu sammeln, damit hier kein Aufwand entsteht
2. Hol dir einen sevdesk Account, weil sevdesk die Belege nicht wie lexoffice und Datev in den Posteingang holt, sondern auch gleich alle Daten von GetMyInvoices übernimmt UND sie Kontobewegungen zuordnet – automatisch.
3. Richte dein Konto mit allen Daten ein (du wirst durch den Prozess geführt)
4. Verknüpf GetMyInvoices, indem du bei GetMyInvoices eine neue Synchronisation hinterlegst. Den API-Schlüssel hierfür erhälst du in deinem sevDesk-Profi
5. Verknüpf deine Bankkonten in sevdesk, damit du von dort Überweisungen tätigen kannst.
6. Such dir nun eine (virtuelle) Assistenz, die Belege in GetMyInvoices ggf. noch mal mit Daten anreichert und schaut, welche Rechnungen noch fehlen, damit diese als Portal in GetMyInvoices hinterlegt werden.
7. Überleg dir, ob die Assistenz auch direkt offene Rechnungen überweisen soll. Dafür braucht sie dann nur einen sevdesk Zugang und die Möglichkeit TANs einzugeben. Wenn du hierfür SMS nutzt, schreib mir eine E-Mail mit dem Betreff „SMS in Slack anzeigen“, dann zeige ich dir einen Trick, wie SMS künftig z.B. in einem privaten Slack-Channel und nicht in deinem Handy landen.
8. Sofern Posten unklar sind oder du generell noch Beratung benötigst, suchst du dir einen Steuerberater nur für diese Fragen sowie den Jahresabschluss.

Option 2: Komplexe Unternehmensstruktur und/oder Belegbuchung über Steuerberater

1. Hol dir GetMyInvoices Account, um deine Belege automatisch zu sammeln, damit hier kein Aufwand entsteht
2. Lass dir vom Steuerberater „Unternehmen online“ von Datev einrichten (ich weiß, dass die Usability extrem schwach ist…) und „Datev Connect“ freischalten.
3. Verknüpf GetMyInvoices mit Datev. Geh hierfür im Bereich Synchronisation auf „Neu -> Export -> Datev“. Leg nun für Eingangs- und Ausgangsrechnungen jeweils einen Export an.
   Wichtig: Stell sicher, dass du den richtigen Kontenrahmen (SKR03 vs. SKR04) auswählst.
4. Verknüpf deine Bankkonten in Datev Unternehmen online, damit du von dort Überweisungen tätigen kannst.
5. Such dir nun eine (virtuelle) Assistenz, die Belege in GetMyInvoices ggf. noch mal mit Daten anreichert und schaut, welche Rechnungen noch fehlen, damit diese als Portal in GetMyInvoices hinterlegt werden.
6. Überleg dir, ob die Assistenz auch direkt offene Rechnungen überweisen soll. Dafür braucht sie dann nur einen Unternehmen online Zugang und die Möglichkeit TANs einzugeben. Wenn du hierfür SMS nutzt, schreib mir eine E-Mail mit dem Betreff „SMS in Slack anzeigen“. Dann zeige ich dir einen Trick, wie SMS künftig z.B. in einem privaten Slack-Channel und nicht in deinem Handy landen.

Tools

• GetMyInvoices
• sevDesk
• CloneDesk