Rechnungsversand automatisieren

„Handwerker müssen alle zu viel Geld haben. Der Elektriker ist seit drei Monaten fertig und hat immer noch keine Rechnung geschickt.“

Aussagen wie diese höre ich echt häufig.

Mir ist das völlig unerklärlich. Meine Agentur macht bei Neukunden nur Vorkasse. Bei Bestandskunden werden Zusatzleistungen automatisch am Monatsende abgerechnet.

Wie funktioniert automatischer Rechnungsversand

Der automatische Rechnungsversand ist natürlich stark vom Geschäftsmodell abhängig.

Für sämtliche digitalen Unternehmen (eCommerce, SaaS, Infoprodukte, etc) läuft das entweder über den Online-Shop, den Payment-Anbieter (z. B. digistore24.de) oder über Anbieter wie stripe.com.

Bei Dienstleistern ist das etwas anders, weil Zeiten- und Material-Aufwände erfasst, geprüft und in Endkundenpreise umgerechnet werden müssen.

So sollte es aussehen:

1. Alle Mitarbeiter erfassen sofort die geleistete Arbeit und das verwendete Material. Sie können dabei auf einen Auftrag, ein Projekt oder einen Kunden tracken.
   In „Offline“ Branchen können Mitarbeiter Smartphones oder Tablets verwenden.
2. Erfasste Zeiten werden regelmäßig gegengeprüft und je nach Software freigegeben. Im besten Fall lernt die verwendete Software selbständig, wie lange eine bestimmte Tätigkeit dauert und fragt Mitarbeiter, warum etwas länger oder kürzer gedauert hat.
3. Sind alle Aufwände gegengeprüft, versendet die Software automatisch per Mail oder Post eine Rechnung

Tools

In der Agentur haben wir uns vor Jahren eine eigene Lösung gebaut. Davon rate ich heute ab.

Folgende Lösungen erfüllen die Anforderungen:

• dieagenturverwaltung.de für Agenturen
• fastbill.com für Freelancer
• ??? für Handwerker – wer kennt DIE Lösung?