Insbesondere seitdem ich viele Sales Prozesse automatisiere, häufen sich die Tabellen die synchronisiert werden müssen.
Je nach Größe der Tabellen müssen dafür unterschiedliche Lösungen her.
Hier die wichtigsten im Überblick
Wie funktioniert die automatische Synchronisation von Tabellen?
Bei geringen Datenmengen Import-Funktionen nutzen
Ich liebe seit Jahren Excel und Google Sheets, weil es Daten so unglaublich übersichtlich darstellt.
Heutzutage arbeite ich fast ausschließlich mit Google – außer bei sehr großen Tabellen kommt Excel zum Einsatz.
Der Vorteil von Google Sheets ist einfach zu groß:
- Tabellen können gleichzeitig von unterschiedlichen Leuten bearbeitet werden
- Tabellen können von anderen Programmen (z.B. phantombuster) aufgerufen werden
- Tabellen können automatisch mit Daten befüllt werden (z.B. mit zapier)
- Tabellen können von überall bearbeitet werden
Aber kommen wir zum Synchronisieren.
Die wichtigsten Funktionen hierfür sind:
- =a1 importiert die Daten aus der Zelle a1. Das ganze geht auch Datenblatt übergreifend
- importdata zum Importieren von ganzen CSV-Dateien
- importrange zum Importieren von Daten aus anderen Tabellen
- importhtml um Tabellen von Webseiten zu importieren
- importfeed um RSS-Feeds zu importieren
- importxml um XML-Dateien zu importieren
Problem bei diesen Funktionen ist, dass man sie regelmäßig erneuern muss, um die Daten erneut zu importieren.
Hierfür musst du ein kleines Script erstellen, welches die Zelle leert und wieder korrekt füllt.
Das Script schicke ich dir gerne zu. Einfach kurze Mail schreiben.
Bei größeren Datenmengen, die frei im Netz verfügbar sind z.B. coupler.io nutzen
Googles Importfunktionen geben ab einer bestimmten Menge an Daten einen Fehler aus.
Das musste ich schmerzlich lernen als meine Leadlisten zu groß geworden sind.
Eine schnelle Alternative ist coupler.io.
Denn alles was du tun musst, ist in Google Sheets das Addon coupler.io hinzufügen und es dann kurz einzurichten:
Im Anschluss importiert es dann automatisch deine Tabellen.
Wichtig zu wissen: coupler.io hat nur 50.000 Zeilen pro Monat gratis. Im Anschluss kostet es ein paar Euro.
Für kleine Spielereien ist das super. Aber pass auf, dass du große Tabellen nicht täglich importierst.
Bei allen großen Datenmengen UiPath nutzen
UiPath ist ein super mächtiges Werkzeug, um deinen Rechner zu automatisieren.
Hierfür meldest du dich bei UiPath an und lädst anschließend das Studio herunter.
Mit dem Studio kannst du dann Automationen für die unterschiedlichsten Sachen erstellen.
Das ganze sieht in meinem Fall dann so aus:
Sieht kompliziert aus, ist es aber gar nicht.
Du musst einfach nur jeden einzelnen Schritt im Programm hinterlegen.
- Geh auf Phantombuster
- Geh auf die URL https://….
- Speicher die Datei im Ordner … ab
- Öffne Google Sheets im Browser
- Klick auf Importieren
- usw
Natürlich gibt es zahlreiche sehr mächtige Funktionen, um das ganze dynamisch ablaufen zu lassen.
Für den reinen Import von ein paar Tabellen brauchen wir das jedoch gar nicht.
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About the Author: Hendrik Henze
