Je nach Unternehmen kann man nicht alles automatisieren. Allein das Aussteuern der unterschiedlichen Software-Lösungen oder das Aufsetzen von neuen Automationen muss von cleveren Leuten erledigt werden.
Damit du möglichst schnell die richtigen (!) Leute in dein Unternehmen holst, lohnt es sich einen guten, teilautomatisierten Prozess aufzusetzen.
Wie funktioniert ein automatischer Bewerberprozess?
Für mich ist das Befolgen von klaren Anweisungen bei allen Positionen ein absolutes Muss. Das gilt insbesondere, wenn man in virtuellen Teams zusammenarbeitet und möglichst viel automatisieren möchte.
Aus diesem Grund arbeite ich an jeder Stelle mit klaren Instruktionen, die bei einem Fehler direkt zum Ausschluss des Bewerbers führen.
Hier nun der Prozess Schritt für Schritt:
- Schick alle Bewerber auf ein Formular, wo sie ihre Daten eingeben und sofern nötig Dokumente hochladen müssen
- Sende ihnen im Anschluss eine Mail, dass die Daten angekommen sind und bitte sie – je nach Position – einen kleinen Test zu machen
- Das Testergebnis sollen sie per Mail an eine bestimmte Adresse senden
- Der Test ist am besten so standardisiert, dass sich das Ergebnis klar auswerten und mit vorherigen Bewerbern vergleichen lässt.
- Sofern die Auswertung nicht automatisch geht, guckt ein Mitarbeiter/Freelancer das Ergebnis des Bewerbers durch
- Der Bewerber bekommt eine Zusage/Absage mit der Lösung. Wenn er nicht genommen wurde, kannst du ihn glassdoor, kununu oder eine andere Bewertungsplattform schicken, damit er dich schon jetzt bewertet
- Wenn er genommen wurde, kannst du ihm nun den Link zu deinem Terminkalender schicken, damit er sich einen Termin zum Vorstellen, Probearbeiten, etc machen kann.
- Ist dies ebenfalls erfolgreich, schickst du ihn ins Onboarding.
Pro Tipp: Bau mit Absicht Fehler an der ein oder anderen Stelle ein, um zu testen, wie die Bewerber hiermit umgehen.
Case Studies
Case Study: Freelancer zum Posten von Texten auswählen
In der Agentur produzieren wir sehr viele hochwertige Inhalte für die Webseiten unserer Kunden.
In der Regel müssen die Texte nicht nur aus Google Docs / Word auf die Webseite kopiert sondern aufwändig formatiert werden.
Bei einem unserer Kunden musste man sehr genaue Vorgaben einhalten und am Ende eine Checkliste mit fast 50 Punkten beachten, damit der Text sauber auf der Webseite war.
Da wir das Kernteam nur Management, Consulting und Springer-Tätigkeiten wahrnehmen soll, mussten wir mit einem Schlag einige neue Freelancer zum Posten von Texten gewinnen.
In der Vergangenheit haben wir auch Leute genommen, die formal die Anforderungen erfüllt haben, um dann im Projekt zu merken, dass sie doch nicht so gut sind, wie sie versprochen hatten.
Wir überlegten uns also einen Prozess, der die Spreu sehr schnell vom Weizen trennt:
- Job auf freelancejunior.de ausgeschrieben. Im Post vermerkt, dass alle Bewerber einen 30-minütigen Test machen müssen.
- Sobald eine Bewerbung einging, sendeten wir eine Mail mit dem Link zu einem Formular. In das Formular sollte der Freelancer seine Mail-Adresse eintragen und bestätigen, dass er weiß, dass die Zeit für den Test ab jetzt läuft.
Auf der Bestätigungsseite erhält der Freelancer die Login-Daten für eine Webseite sowie ein weiteres Formular, um zu bestätigen, dass er fertig ist. So wissen wir genau, wie lange er für die Aufgabe inkl. Lesen gebraucht hat. - Der Freelancer muss einen Text auf eine Webseite posten und dabei auf 10 Dinge sowie 3 versteckte Fehler achten.
- Nachdem der Freelancer den Test abschließt, wird er von einem anderen Freelancer in einer Tabelle ausgewertet und mit den anderen Freelancern verglichen. Erzielt er ein überdurchschnittliches Ergebnis, erhält er eine standardisierte Zusage mit den Infos, um sein Onboarding zu beginnen. Ansonsten erhält er eine Absage.
Das schöne an diesem Prozess ist, dass das Kernteam den Prozess nur starten muss und nach einiger Zeit automatisch einen neuen Mitarbeiter im Team begrüßen kann.
Durch das Scoring kann auch ein ungelernter das richtige Personal ins Unternehmen holen.
Case Study: Internationalen Entwickler einstellen
Wenn du einen neuen Entwickler einstellen möchtest, MUSST du dir eine gute Probeaufgabe einfallen lassen.
Speziell auf Plattformen wie upwork.com versprechen dir die Entwickler, dass sie alles beherrschen.
Wir haben beispielsweise für clonedesk.com einen React-Entwickler gesucht und nur Leute mit Top-Bewertungen als Kandidat eingeladen.
Aufgabe war es den Login-Screen zu bauen, den Login zuzulassen und dann die App mit Sidebar zu zeigen.
Ergebnis:
- 3 haben einen unbezahlten Test abgelehnt
- 8 Entwickler sind bereits an der dokumentierten REST-Api gescheitert
- 5 haben es nicht geschafft das vorhandene CSS einfach zu kopieren
- 2 haben einen Dummy gebaut, bei dem sich jeder einloggen konnte (obwohl anders von uns gewünscht)
- 2 haben eine Version gebaut, in die unseren Ansprüchen entsprach
Ganz wichtig hierbei ist: Wenn ein Bewerber es schafft ein solides Ergebnis – ohne 1.000 Rückfragen – zu erstellen, müssen es die anderen auch schaffen.
Tools
- gravityforms.com (WordPress Plugin)
- klick-tipp.com
About the Author: Hendrik Henze
