Wie lange dauert es in deinem Unternehmen, um einen Mitarbeiter zu onboarden?
Und vor allem: Wie viel von deiner Zeit kostet es?
Im besten Fall kostet es bei jedem neuen Mitarbeiter etwas weniger, obwohl der Mitarbeiter eine bessere Onboarding-Erfahrung bei dir im Unternehmen macht.
Wie funktioniert ein automatisertes Mitarbeiter-Onboarding?
Um Mitarbeiter-Onboardings zu automatisieren, gibt es folgende Lösungen:
- E-Mail-Marketing-Lösungen wie klick-tipp.com
- Prozess-Management-Lösungen wie CloneDesk.com
Da ich die Idee E-Mails für das Onboarding zu nutzen, zwar insgesamt spannend finde, fehlt mir die Möglichkeit mit Checklisten und tatsächlichen Aufgaben sicher zu stellen, dass das Mitarbeiter-Onboarding sauber durchläuft.
Also hier am Beispiel von CloneDesk.com:
- Kopiere die Mitarbeiter-Onboarding-Vorlage in CloneDesk oder erstelle eine komplett neue Vorlage
- Leg fest, welche Schritte im Prozess enthalten sein müssen: persönliche Daten angeben, Vertrag aufsetzen, Vertrag unterschreiben, Einarbeitung in wichtigste Systeme mit Videos, Mail einrichten, Computer einrichten, Telefon einrichten, etc etc
- Leg fest, wer die Schritte bearbeiten soll. Genau hier sind Aufgaben besser als Mails, weil man sie nicht vergessen kann.
- Teste den Prozess
- Verbessert den Prozess bei jedem Durchlauf. So hat jeder neue Mitarbeiter eine bessere erste Erfahrung.
Pro Tipp: Bau die automatischen Termin-Buchungen mit ein, wenn der Mitarbeiter bei dir oder einem anderen wichtigen Mitarbeiter einen Vorstellungstermin buchen soll.
Case Studies
Case Study: Das beste Freelancer Onboarding in 10 Minuten
Mit der Einarbeitung von neuen Freelancern möchten wir in meiner Online Marketing Agentur möglichst wenig Zeit verbringen. Denn diese Kosten tragen wir selbst – und nicht der Kunde.
Jede Minute die wir – insbesondere bei leitenden Angestellten – einsparen können, ist also bares Geld wert.
Aus diesem Grund durchläuft jeder Freelancer einen festgelegten Prozess:
- Freelancer Daten eingeben (Person, die das Onboarding startet)
- Persönliche Daten eingeben (neuer Freelancer)
- Vertrag generieren (Freelancer)
- Vertrag unterschreiben & an E-Mail-Adresse senden (neuer Freelancer)
- Willkommen-Video ansehen (neuer Freelancer)
- Account im Time-Tracking einrichten (alter Freelancer)
- Time-Tracking-Training ansehen & Probezeit tracken (neuer Freelancer)
- Probezeit überprüfen (alter Freelancer)
- Video zur Arbeitsweise ansehen (neuer Freelancer)
- Zugänge zu Projekten freischalten (Person, die das Onboarding startet)
- Weitere Tool-Einrichtungs-Onboardings starten (alter Freelancer)
All diese Sachen liefen früher über unzählige Mails mit Rückfragen. Mittlerweile werden alle möglichen Fragen in diesem Prozess beantwortet, sodass das Onboarding für den neuen Freelancer extrem flüssig läuft und uns im Kernteam kaum Zeit kostet.
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About the Author: Hendrik Henze
