Mir läuft ein kalter Schauer den Rücken runter, wenn ich höre, dass Unternehmen immer noch Zeiterfassungsbögen aus Papier verwenden.
Papier finde ich bereits ziemlich „dumm“. Noch dümmer sind jedoch Zeiterfassungsbögen aus Papier.
Die Zeiterfassung inkl. Abrechnung gegenüber Kunden sowie von Freelancern an uns, war eine der wichtigsten Funktionen unserer Auftragsverwaltung.
Warum?
- Mitarbeiter können erinnert werden: Wie häufig vergessen Mitarbeiter am Ende des Tages ihre Zeiten einzutragen. Vergessen sie es am nächsten morgen ebenfalls, ist es zu spät. IT-gestützt erfolgt direkt eine Erinnerung – und das je nach System sogar in regelmäßigen Abständen, um bessere Auswertungen zu fahren.
- Alles ist live einsehbar: Kunden und Mangement sehen sofort wie viel Budget verbraucht wurde und wie viel noch offen ist.
- Zeiten können optimiert werden: Nur wenn ich sehen kann, was meine Mitarbeiter wie lange machen, weiß ich auch, wo ich optimieren kann.
- Prüfungen sind schnell durch: Wenn ein Prüfer bei uns kommt, kann ich ihm sofort alle Zahlen oder kleinere Stichproben geben. So wie er es möchte. Er muss keine Ordner durchwälzen, die ich womöglich erst noch anfordern muss.
- Zeiten können direkt in Rechnung gestellt werden: Alle Dienstleister die nach Stunden abrechnen, sollten live tracken, weil es die Abrechnung vereinfacht und die Transparenz gegenüber den Kunden erhöht.
Wie funktioniert die automatische Zeiterfassung?
Die Zeiterfassung funktioniert je nach Branche etwas anders.
Sie ist vor allem auch davon abhängig, ob die Zeiten nur internen Zwecken dienen oder auch für die Abrechnung genutzt werden.
Auf jeden Fall sollten alle Mitarbeiter das gleiche System nutzen.
Tools
- sevDesk: Lässt dich Zeiten tracken und diese in Rechnung stellen
- dieagenturverwaltung.de: Für größere Agenturen mit mehreren Mitarbeitern um Zeiten direkt auf Kunden zu tracken
- timely: Erfasst Zeit im Hintergrund und rechnet diese mit KI auf Projekte an
- harvest: Bietet Integrationen für zahlreiche andere Tools
- clonedesk.com: Trackt Zeit direkt bei der Erledigung von Aufgaben
About the Author: Hendrik Henze
Hendrik liebt alles was mit Systematisierung und Automation zu tun hat. Er ist Inhaber einer Online-Marketing Agentur sowie eines Software-Unternehmens. In seiner Freizeit ist er passionierter Vater von zwei Jungs.